POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S.

Dando cumplimiento a la ley 1581 del 2012, del Decreto Reglamentario 1377 del 2013, Decreto Único Reglamentario número 1074 de 2015 y de las normas que lo deroguen modifiquen o complementen, IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S. tiene como objetivo garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales e informar al titular la manera en que la compañía recolecta, almacena, utiliza, promueve, suprime y maneja sus datos personales.

1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., cuyo designado como responsable del tratamiento de los datos personales es el área de GERENCIA DE OPERACIONES

2. DIRECTRIZ ORGANIZACIONAL

La gerencia de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., donde el área de PLANEACIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA actúa como responsable de los datos personales custodiados en la organización, se compromete a apoyar los procesos de continuidad de la compañía, asignando encargados calificados para el tratamiento de los datos personales y estableciendo estrategias de protección basadas en una gestión de riesgos eficaz y eficiente. Para ello se realizarán seguimientos permanentes buscando la protección y aseguramiento de los activos de información relacionados con los datos personales, que permitan mantener y garantizar la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información, cumpliendo así con las finalidades relacionadas en las autorizaciones expresadas por los titulares de los datos personales y velar de esta forma por la implementación adecuada de la normatividad vigente.

3.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Razón Social: IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S.
Tipo de Documento: NIT
Numero de documento: 800.044.547
Naturaleza: Privada
Departamento: Valle del Cauca
Ciudad: Santiago Cali
Dirección: Avenida 4 N 7N 46 LC 335 BRR CENTENARIO
Teléfono: (2) 4899445
Correo electrónico: jdflorez@ipatelecom.com
Sitio WEB (si aplica): www.ipatelecom.com
Nombre del Representante Legal: JUAN DIEGO FLOREZ

4. DEFINICIONES

Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa donde conste información personal regulada por la Ley.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de los datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las politicas de tratamiento de información que le seran aplicables, la forma de acceder a estas y la finalidad del tartamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Cuando se habla de datos personales nos referimos a toda aquella información asociada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, el documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente de sus datos personales.
Integridad: Caracteristica de los activos información que salvaguarda la exactitud y la completitud de estos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tipos de datos: Las disposiciones sobre protección de datos, establecen tipologías de datos según el mayor o menor grado de aceptabilidad de la divulgación; Estos datos pueden ser Publicos, Semiprivados, Privados y Sensibles.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS

Usted como titular de datos de carácter personal, mediante su autorización previa, expresa e informada o a través de una conducta inequívoca, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos y en general tratados para las siguientes finalidades.

• Informar sobre los cambios sustanciales en la política de tratamiento de la información de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S.
• Establecer controles en el domicilio y/o sedes de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S. con el fin de mantener la seguridad de la infraestructura física y lógica.
• Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto a disposición IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., para hacer efectivo el ejercicio del derecho de habeas data de los titulares de los datos.
• Gestionar correctamente asuntos precontractuales y contractuales comerciales, laborales, civiles y cualquier otra relación derivada del cumplimiento de una ley o a cargo de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S.
• Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.
• Consultar su información en listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
• Establecer controles de acceso lógicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S (según corresponda). Los datos personales en las bases de datos y/o archivos, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S (según corresponda), se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para el fin original, para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S (según corresponda).

IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales, objeto de tratamiento y solo podrán divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y/o autoridades que tengan facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de los datos personales, tendrá derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados a la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los responsables y/o encargados del tratamiento; este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
• Solicitar la revocación de la autorización y/o la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S. en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

7. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

La organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, socialización, seguimiento y actualización de esta Política.

EL GERENTE DE OPERACIONES de la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S, es quien ha sido designada por el responsable del tratamiento de los datos personales. Como designado atiende peticiones, consultas, quejas y reclamos, ante la cual el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y/o revocar la autorización. Para tal efecto, todos los servidores y contratistas (según aplique) que realizan el Tratamiento de Datos Personales, están obligados a dar traslado a la Jefe de Planeación Financiera y Administrativa, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.

8. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER EL DERECHO A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos (según aplique) por la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización; además de efectuar las peticiones, consultas, quejas y reclamos asociadas. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: Canales de atención habilitados La organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de estas:

• Solicitud vía correo electrónico: habeasdata@ipatelecom.com
  

  El Titular o su apoderado, podrán solicitar a la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., todo lo descrito en el numeral 6 de la presente política de tratamiento y protección de datos personales a través de los canales de atención relacionados.

• Atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos

El Titular o su apoderado, podrán realizar peticiones, consultas, quejas y reclamos utilizando los canales ya indicados por la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S. La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta, queja y/o reclamo, la dirección y datos de contacto del titular y/o apoderado, según corresponda y los respectivos documentos que soporten la titularidad del solicitante y/o de su apoderado.

Si la petición, consulta, queja y/o reclamo se presentan incompletos, la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición, consulta, queja y/o reclamo.

La dependencia que recibe la petición, consulta, queja y/o reclamo, trasladará a la oficina de Planeación Financiera y Administrativa de la organización IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S, para que en un término máximo de dos (2) días hábiles se informe de lo ocurrido al interesado. Las peticiones, consultas, quejas y reclamos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición, consulta, queja y/o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. REQUISITOS QUE TENDRÁ EN CUENTA IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S, PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.

Para los propósitos de la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES., se deberá entender por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de los datos o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Dentro de los datos sensibles se encuentran aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

a. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
b. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
c. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S en su calidad de EMPLEADORA y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

Los ACCIONISTAS, TRABAJADORES, PRACTICANTES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PROVEEDORES Y SUS TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y CLIENTES, personas naturales o físicas, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos en que dichos datos sean necesarios para poder cumplir con una obligación legal o contractual que se encuentre a cargo de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S., en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, se utilizarán modelos de consentimiento específicos donde el titular deberá consentir de forma explícita, expresa, previa e informada el tratamiento de dichos datos.

DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes que lleve a cabo IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S se realizará siempre los siguientes requisitos:

a. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
c. Que, en la medida de lo posible, se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

• Madurez.
• Autonomía.
• Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento.
• Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.

Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S de forma general. Todo encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

10. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de la información relacionada con los Datos Personales ha entrado en vigencia desde el quince (17) de Septiembre del dos mil diez y ocho (2018) y hasta la expedición de otras o cambios sustanciales de las mismas. Se sugiere que la política sea revisada cada año por un comité, o cuanto la norma presente cambios que impliquen cambios en la política.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

IP ACCESS TELECOMUNICACIONES S.A.S, cuenta con herramientas tecnológicas y humanas para controlar y garantizar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información de nuestros empleados, clientes y proveedores, evitando su adulteración, perdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento, disponemos de un centro de procesamiento de datos, con servidores, equipos de red como de transmisión y funcionan 24 horas 365 días al año.

12. CONFIDENCIALIDAD

La compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada las labores que comprenden el tratamiento. Los colaboradores de la compañía encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.